Wystarczy wybrać jedną z metod prowadzenia karty tj. albo roczną albo miesięczną.

Dowolna forma prowadzenia karty

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie indywidualnej karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Przepisy nie określają szczegółowo formy prowadzenia takiej karty. Wskazano w nich jedynie, jaki zakres powinna ona obejmować, a więc przede wszystkim:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy,
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego - w przypadku pracowników młodocianych.

Różne metody prowadzenia ewidencji

Najczęściej przyjęło się sporządzać albo karty miesięczne, albo karty roczne. Karty miesięczne stosuje się zwykle w stosunku do tych pracowników, których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w działach produkcyjnych) i stąd konieczność zamieszczania w kartach dużej liczby informacji. Natomiast karty roczne są wygodniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach (np. w biurze). Warto dodać, że coraz więcej firm decyduje się na ewidencjonowanie czasu pracy w systemie komputerowym. Pozwala to bowiem na uniknięcie dużej ilości żmudnej pracy polegającej na ręcznym wypełnianiu kart. Tego rodzaju systemy umożliwiają na ogół wydruk karty ewidencji czasu pracy zarówno w ujęciu rocznym, jak i w rozbiciu na poszczególne miesiące.

Wystarczy wybrać jeden ze sposobów

Wszystkie omówione wcześniej formy prowadzenia karty ewidencji czasu pracy są prawidłowe oczywiście pod warunkiem, że w karcie są zamieszczane informacje wymagane przez przepisy. Nie ma konieczności prowadzenia kart ewidencyjnych w kilku różnych wersjach (tj. jednocześnie w rocznej i miesięcznej) czy też kilku różnych formach (jednocześnie na papierze i w systemie komputerowym).

Wracając do pytania, z powyższych uwag wynika, że jeżeli pracodawca prowadzi dla pracowników karty miesięczne, to już nie musi prowadzić dla nich kart rocznych.

Podstawa prawna:

• art. 149 Kodeksu pracy,
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz.286 ze zm.).