Uwaga! Bezpłatny informator „Czas pracy a obniżanie kosztów zatrudnienia”. Informator możesz otrzymać już dziś. I to zupełnie BEZPŁATNIE. Wystarczy, że zapiszesz się na wybrane biuletyny e-mailowe. Na bieżąco otrzymasz e-mailem informacje, które ułatwią Ci prowadzenie spraw kadrowych i pomogą ustrzec się błędów w wykonywaniu codziennych obowiązków. Zapisz się na:
KadryOnline.pl: Kontrola PIP i ZUS: Kontrola akt osobowych
Każda odpowiedź „nie” na któreś z poniższych pytań oznacza, że musisz usunąć błąd (błędy).
Lp.
Pytanie kontrolne
Tak
Nie
Nie dotyczy
1.
Czy prowadzisz osobne, a nie zbiorowe akta (teczkę, segregator) dla każdego pracownika?
2.
Czy podzieliłeś akta pracowników na 3 części: A, B i C?
3.
Czy poszczególne dokumenty przechowujesz we właściwych częściach akt?
4.
Czy w aktach trzymasz wyłącznie odpisy lub kopie (nie oryginały) dokumentów dostarczanych przez pracownika?
5.
Czy dokumenty w każdej z części akt ułożyłeś w porządku chronologicznym?
6.
Czy ponumerowałeś dokumenty w każdej z części akt?
7.
Czy dla każdej części akt sporządziłeś wykaz przechowywanych w niej dokumentów (spis treści)?
8.
Czy przyjmując nowy dokument do akt, aktualizujesz spis treści i numerację dokumentów?
9.
Czy wszystkie wymagane dokumenty przechowujesz w aktach osobowych?
10.
Czy masz upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w aktach pracowniczych?
11.
Czy przekazałeś dokumenty nowemu pracodawcy w przypadku przejścia zakładu pracy (art. 23 1 kp)? Czy przejąłeś dokumenty od poprzedniego pracodawcy?
12.
Czy przechowujesz akta osobowe w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? Czy trzymasz akta także po ustaniu stosunku pracy z pracownikiem?
13.
Czy w przypadku upadłości lub likwidacji firmy przekazałeś akta do archiwum?
14.
Czy założyłeś akta osobowe, nawet gdy zatrudniasz niewielu pracowników? Czy przyjmując pracownika, nie odkładasz założenia teczki na później?
15.
Czy stosujesz nowe wzory kwestionariuszy osobowych (obowiązujące od 28 lipca 2006 r.)?
16.
Czy dostarczenia fotografii żądasz wyłącznie od pracownika (nie od kandydata do pracy) i tylko w niezbędnej liczbie?
17.
Czy od osób starających się o pracę domagasz się zaświadczeń o niekaralności, tylko gdy pozwalają na to przepisy?
18.
Czy dla wszystkich pracowników masz w aktach ważne zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku?
19.
Czy dla każdego pracownika możesz okazać kartę wstępnego szkolenia bhp lub zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia okresowego?
20.
Czy w aktach znajdują się pisemne umowy o pracę wszystkich pracowników, podpisane najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy?
21.
Czy wręczyłeś pracownikom pisemną informację o warunkach zatrudnienia? Czy stosujesz się do nowych przepisów dotyczących sporządzania tej informacji, które weszły w życie 5 sierpnia 2006 r.?
22.
Czy masz pisemną zgodę pracowników, którym wypłacasz wynagrodzenie przelewem na rachunek bankowy?
23.
Czy natychmiast po uznaniu kary porządkowej za niebyłą usuwasz z akt osobowych pracownika wszelkie dokumenty dotyczące tej kary?
24.
Czy w przypadku każdego wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia dysponujesz kopią pisemnego oświadczenia, które skierowałeś do pracownika?
25.
Czy potrafisz udokumentować fakt odebrania świadectwa pracy przez pracownika albo wysłania listu ze świadectwem w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy?
Jeden z pracowników działu produkcyjnego został awansowany na stanowisko brygadzisty. Pracodawca podpisał z nim aneks do umowy o pracę zmieniający stanowisko pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Poza tym pracodawca zaproponował pracownikowi podpisanie dodatkowego dokumentu zawierającego dwie odrębne umowy: o zakazie działalności konkurencyjnej w trakcie trwania oraz po ustaniu zatrudnienia. Pracownik nie miał dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Podpisane przez pracownika umowy o zakazie konkurencji pracodawca umieścił w części B akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Właściciel niewielkiego warsztatu samochodowego zatrudnił dwóch pracowników. Podpisał z nimi umowy o pracę na okres próbny, skierował na badania wstępne do lekarza medycyny pracy oraz zapewnił przeszkolenie w zakresie bhp. Pracodawca nie złożył pracownikom akt osobowych, gdyż stwierdził, że nie ma takiego obowiązku, jeśli zatrudnia tylko dwie osoby. Podpisane umowy o pracę oraz zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku umieścił więc w jednym segregatorze, natomiast zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie bhp wydał pracownikom. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Pracownik został zatrudniony w 2008 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (było to jego kolejne miejsce zatrudnienia, w poprzednim pracował ponad 2 lata). Strony ustaliły wynagrodzenie zasadnicze na poziomie wynagrodzenia minimalnego (tzw. minimalna krajowa), które w 2008 r. wynosiło 1.126 zł, nie przewidując przy tym innych składników wynagrodzenia. 1 stycznia 2009 r. minimalna krajowa wzrosła do 1.276 zł, lecz umowa o pracę nie została zmieniona. W jej treści nadal pozostawała kwota 1.126 zł., a pracodawca wypłacał pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze w niezmienionej wysokości, bez żadnych dodatkowych składników. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Pracownica urodziła dziecko. Po wykorzystaniu przysługującego jej urlopu macierzyńskiego i wypoczynkowego zrezygnowała z urlopu wychowawczego i zdecydowała się na powrót do pracy. Złożyła jednak wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy z całego do 3/4 etatu na okres jednego roku. Pracodawca odrzucił propozycję pracownicy, a wniosek z adnotacją o braku zgody umieścił w części B jej akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Nowo zatrudniony pracownik przedstawił w zakładzie pracy oryginalne zaświadczenia o ukończeniu szkół, studiów, kursów oraz oryginalne świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Pracodawca uwzględnił wszystkie przedłożone dokumenty i ustalił ogólny staż pracy pracownika, a następnie oryginały dokumentów umieścił w jego aktach osobowych. Pracownik początkowo nie żądał zwrotu dostarczonych dokumentów. Dopiero, gdy stosunek pracy ustał zwrócił się o wydanie oryginałów dokumentów. Pracodawca odmówił tłumacząc, że wszystkie dokumenty muszą pozostać w aktach osobowych byłego pracownika. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
W regulaminie pracy zakładu produkcyjnego, w rozdziale dotyczącym kar porządkowych zawarto zapis, że spóźnienie pracownika do pracy będzie karane nie tylko upomnieniem, lecz również opublikowaniem imienia i nazwiska spóźnionego na firmowej tablicy ogłoszeń, znajdującej się w zakładowej stołówce. Regulamin przewidywał także, iż wymierzenie kary ma się odbywać według zasad określonych w Kodeksie pracy. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co mu grozi w trakcie kontroli PIP?
Pracownik działu produkcyjnego został awansowany na stanowisko brygadzisty. Pracodawca podpisał z nim aneks do umowy o pracę zmieniający stanowisko pracy oraz wysokość pensji. Poza tym pracodawca zaproponował pracownikowi podpisanie dodatkowego dokumentu zawierającego dwie odrębne umowy: o zakazie działalności konkurencyjnej w trakcie trwania oraz po ustaniu zatrudnienia. Pracownik nie miał zaś dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Podpisane przez pracownika umowy o zakazie konkurencji pracodawca umieścił w części B akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
czytaj więcej
