1. Jakie są obowiązkowe czynności płatnika składek w razie kontroli z ZUS?

Obowiązkiem płatnika składek jest obliczanie i opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Inspektorzy kontroli ZUS sprawdzają, czy płatnik składek w sposób prawidłowy i rzetelny wywiązują się z tych obowiązków.

Płatnik składek w czasie kontroli z ZUS powinien:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. dokumenty przechowywane w biurze rachunkowym, któremu płatnik składek zlecił dokonywanie obliczania i rozliczania składek na ubezpieczenia spo¬łeczne),
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli płatnik zalega z opłatą należności z tytułu składek,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik składek,
• udzielać inspektorowi kontroli wszelkich wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo–księgowej i osobowej przedłożonej inspektorowi kontroli.

Wszystkie wskazane wyżej czynności płatnik składek ma obowiązek dokonać nieodpłatnie.

Do obowiązków płatnika w trakcie kontroli z ZUS należy również udzielanie wyjaśnień, czasem też pomoc w odczytaniu list płac.

2. Jaki jest najważniejszy obowiązek kontrolowanego płatnika składek do ZUS?

Najważniejszym obowiązkiem płatnika podczas kontroli ZUS jest udostępnienie wszystkich dokumentów wskazanych przez inspektora kontroli ZUS. Podczas kontroli inspektor może żądać udostępnienia wszystkich dokumentów złożonych do ZUS-u do miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym rozpoczęła się kontrola.

3. Jakie dokumenty trzeba pokazać kontrolerowi z ZUS?

Podstawą do kontroli w zakresie składek są:

• zapisy księgowe na kontach analitycznych i syntetycznych lub w księgach przychodów i rozchodów (o ile dany płatnik nie prowadzi pełnej księgowości) oraz
• listy płac,
• umowy cywilno-prawne i rachunki do tych umów,
• dokumentacja zasiłkowa pozwalająca wyliczyć zmniejszenia w rozliczaniu składek oraz oczywiście
• komplety dokumentów wysyłanych do ZUS, tj.: deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, raporty imienne ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA. (RCA i RCX to to samo. RCX to dokument przesyłany drogą elektroniczną, a RCA to złożony w ZUS w formie papierowej.)

4. Czy inspektor kontroli ZUS może żądać od płatnika udostępnienia wszystkich dokumentów złożonych do ZUS przed dniem rozpoczęcia kontroli?

Za datę rozpoczęcia kontroli uważa się dzień, w którym płatnik odebrał upoważnienie inspektora ZUS do jej przeprowadzenia. Do kontroli przedstawia on zatem tylko ostateczną wersję wysłanego do ZUS kompletu dokumentów.

5. Na czym polega kontrola w zakresie składek przekazywanych do ZUS?

Kontrola rozliczeń płatnika z ZUS w zakresie składek polega na sprawdzeniu zgodności list płac i innych dokumentów płacowych z dokumentacją wysyłaną do ZUS. Podczas kontroli inspektor sprawdza każdy rodzaj składki, jaki płatnik ma obowiązek rozliczyć z ZUS-em, tj. składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

6. Co należy zrobić z dokumentami, w których inspektor ZUS wykrył błędy?

Płatnik zawsze ma obowiązek dokonania korekt dokumentów, w których inspektor kontroli wykrył błędy. Na dokonanie wszystkich korekt płatnik ma 30 dni od dnia odebrania protokołu kontroli.

Dopłaty lub nadpłaty składek może rozliczyć przy opłacaniu składek w kolejnych miesiącach.

7. Jakie błędy najczęściej popełniają płatnicy składek w dokumentacji ubezpieczeniowej?

Problemy ze składką zdrowotną. Płatnicy składek często mają problemy z ustaleniem podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, w sytuacji gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. W takim przypadku pojawiają się zazwyczaj 2 błędy.

Pierwszy błąd popełniany jest, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacane z funduszów pracodawcy. Wówczas zdarza się, że po pomniejszeniu o składki pracownicze, płatnicy nie dodają wynagrodzenia za czas choroby do obliczenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Drugi częsty błąd pojawia się przy naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne od wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego. Pamiętaj, że w żadnym przypadku nie należy naliczać składki na ubezpieczenie zdrowotne od kwot wypłaconych zasiłków.

Błędne obliczanie składek na FP i FGŚP. Płatnicy składek popełniają również błędy w obliczaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Pamiętaj, że zasadą jest, że składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oblicza się za pracowników oraz za osoby wykonujące pracę na podstawie umów zleceń. Nie nalicza się natomiast składki za osoby prowadzące działalność gospodarczą i za osoby z nimi współpracujące.

Kolejna zasada, o której płatnicy często zapominają, to ta, że przy obliczaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie stosuje się ograniczenia podstawy wymiaru składek do ogłaszanej corocznie kwoty granicznej. Oznacza to, że mimo że za pracownika nie opłaca się składek emerytalnej i rentowej, to należy opłacić składki na FP i FGŚP.

Płatnicy składek popełniają błędy w obliczaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych również dlatego, że składki te w programie Płatnik nie obliczają się automatycznie i trzeba je co miesiąc wpisywać ręcznie. Zdarza się często, że płatnicy ustalają wysokość tych składek w jednym miesiącu, a w następnych miesiącach składki te zostają takie same, mimo zmieniającej się sytuacji w firmie.

Nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Płatnicy składek nie pamiętają również, że w przypadku gdy pracownik w danym miesiącu zapracuje na bardzo małą kwotę wynagrodzenia (np. gdy kończy pracę na początku miesiąca lub gdy zaczyna pracę na końcu miesiąca, albo jest zatrudniony na część etatu), należy jego składkę na ubezpieczenie zdrowotne pomniejszyć do wysokości zaliczki na podatek dochodowy. W takim przypadku powstaje nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne, co jest niekorzystne dla pracownika.

Kłopoty z zasadą 30-krotności. Z reguły płatnicy składek nie mają większych problemów z ustaleniem wysokości składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jedyny problem może stanowić zasada 30-krotności. Oznacza ona, że każdy pracownik w roku kalendarzowym może maksymalnie opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe do kwoty 30 średnich miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na dany rok kalendarzowy. Zasady tej nie stosuje się do składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

8. Jakie obowiązki płatnika w zakresie świadczeń emerytalno-rentowych sprawdzi inspektor ZUS?

Obowiązkiem płatnika składek jest udzielanie pomocy pracownikom przechodzącym na emeryturę lub rentę w kompletowaniu niezbędnej w tym celu dokumentacji.

Inspektor kontroli sprawdza, czy płatnik składek do ZUS:

• prawidłowo i terminowo wydaje pracownikom lub przesyła do ZUS zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości,
• informuje pracowników o posiadanej dokumentacji i udziela informacji o innych miejscach przechowywania takiej dokumentacji,
• przyjmuje dokumentację od ubezpieczonego, zabezpiecza ją i przekazuje do organu rentowego w ustalonym terminie.

Te same zasady dotyczą kontroli wykonywania obowiązków przez płatnika składek w zakresie wystawiania dokumentacji niezbędnej w celu ustalenia kapitału początkowego.

9. Na czym polega kontrola ZUS w zakresie opracowywania przez płatnika wniosków o świadczenia emerytalno-rentowe pracownika?

Na podstawie dokumentacji źródłowej, tj. akt osobowych pracowników (umów o pracę, świadectw pracy, pism o powołaniu, mianowaniu) oraz dokumentacji płacowej (list płac, kart wynagrodzeń, kart zasiłkowych) inspektor kontroli sprawdza, czy płatnik składek prawidłowo wystawia dla pracownika lub przekazuje do ZUS zaświadczenia, na podstawie których ustala się prawo do świadczeń przysługujących z ubezpieczeń społecznych (emerytur, rent, świadczeń z ubezpieczenia chorobowego).

Dla celów emerytalno-rentowych płatnik składek ma obowiązek np.:

• wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) lub
• wydać inne zaświadczenia potwierdzające okresy mające wpływ na prawo do świadczeń i ich wysokość oraz przychód uwzględniony w podstawie wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego (np. okresy pracy i okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia/ubezpieczeń społecznych lub wynagrodzenia za czas choroby wypłacanego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy albo korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego).

Inspektor kontroli szczegółowo zapoznaje się z tymi dokumentami i porównuje zgodność wykazanych w nich danych z wymienioną wyżej dokumentacją źródłową.

Takiej samej analizie inspektor kontroli poddaje wystawione przez płatnika składek:

• zaświadczenia o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, które uprawniają do wcześniejszego przejścia na emeryturę, oraz
• zaświadczenia o przychodach zatrudnionych emerytów i rencistów pod kątem zawieszenia i zmniejszenia świadczeń.

Kontroli podlegają również sporządzane przez płatnika składek zaświadczenia (ZUS Z-3, ZUS Z-3a) niezbędne dla ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłacanych przez ZUS oraz podstawy wymiaru i wysokości tych świadczeń.

10. Czy dowodem na prawidłowo wystawione zaświadczenia może być wyjaśnienie kontrolowanego płatnika?

Prawidłowość wystawiania zaświadczeń inspektor kontroli może badać również na podstawie wyjaśnień płatnika albo innych osób zobowiązanych do udzielania tego rodzaju informacji, złożonych w razie potrzeby do protokołu przesłuchania.

W przypadku stwierdzenia, że w zaświadczeniach poddanych kontroli występują nieprawidłowości, płatnik ma obowiązek sporządzić i wydać inspektorowi kontroli nowe, prawidłowo sporządzone zaświadczenia.

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 1998 r. nr 137, poz. 887, ze zm.),
• ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004 r. nr 210, poz. 2135, ze zm.),
• ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267),
• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353, ze zm.),
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. z 1998 r. nr 149, poz. 982, ze zm.).

Zapamiętaj:

1. Podstawowym obowiązkiem płatnika jest udostępnienie inspektorowi ZUS wszystkich wskazanych przez niego dokumentów.
2. Inspektor ZUS może żądać udostępnienia dokumentów złożonych do ZUS do miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym rozpoczęła się kontrola.
3. W przypadku kontroli dotyczącej składek ubezpieczeniowych podstawą są listy płac, umowy cywilnoprawne, rachunki do umów, dokumentacja w zakresie zasiłków, dokumentacja ubezpieczeniowa przesyłana do ZUS.
4. Jeśli kontrola ZUS wykaże błędy, płatnik składek ma obowiązek dokonania korekty błędnych dokumentów.
5. Płatnik powinien dokonać wszelkich korekt w terminie 30 dni od dnia odebrania protokołu kontroli.
6. Jeżeli kontrola wykaże konieczność dopłaty lub nadpłatę składek, płatnik może tego dokonać przy rozliczaniu kolejnych miesięcy.
7. Kontroli ZUS podlegają również opracowane przez płatników wnioski o świadczenia emerytalno-rentowe, wnioski o ustalenie kapitału początkowego oraz zaświadczenia wystawione dla celów ubezpieczeniowych.
8. Środkiem dowodowym do ustalenia prawidłowości wystawionego zaświadczenia może być złożone do protokołu wyjaśnienie płatnika albo innej osoby mającej obowiązek udzielania tego typu informacji.
9. W razie stwierdzenia przez inspektora ZUS, że w kontrolowanych zaświadczeniach znajdują się błędy, płatnik składek powinien sporządzić i przekazać osobie kontrolującej nowe, bezbłędnie wypełnione zaświadczenie.