Uwaga! Bezpłatny informator „Czas pracy a obniżanie kosztów zatrudnienia”. Informator możesz otrzymać już dziś. I to zupełnie BEZPŁATNIE. Wystarczy, że zapiszesz się na wybrane biuletyny e-mailowe. Na bieżąco otrzymasz e-mailem informacje, które ułatwią Ci prowadzenie spraw kadrowych i pomogą ustrzec się błędów w wykonywaniu codziennych obowiązków. Zapisz się na:
KadryOnline.pl: Kontrola PIP i ZUS: Oryginały dokumentów w aktach osobowych – błąd!
Nowo zatrudniony pracownik przedstawił w zakładzie pracy oryginalne zaświadczenia o ukończeniu szkół, studiów, kursów oraz oryginalne świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Pracodawca uwzględnił wszystkie przedłożone dokumenty i ustalił ogólny staż pracy pracownika, a następnie oryginały dokumentów umieścił w jego aktach osobowych. Pracownik początkowo nie żądał zwrotu dostarczonych dokumentów. Dopiero, gdy stosunek pracy ustał zwrócił się o wydanie oryginałów dokumentów. Pracodawca odmówił tłumacząc, że wszystkie dokumenty muszą pozostać w aktach osobowych byłego pracownika. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
BŁĄD Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia:
wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii;
świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających staż pracy, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Wymienione dokumenty powinny zostać dostarczone w oryginałach, tak aby pracodawca mógł zweryfikować kwalifikacje pracownika oraz przebieg jego dotychczasowej pracy zawodowej. Jednak do akt osobowych w oryginale powinny trafić jedynie kwestionariusz osobowy oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Natomiast pozostałe dokumenty, a więc świadectwa ukończenia szkół, świadectwa pracy oraz inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, powinny zostać skopiowane. Oryginały tych dokumentów pracodawca od razu powinien zwrócić pracownikowi. Ich przetrzymywanie jest bezprawne! Dokumenty te stanowią bowiem własność pracownika. Ponadto, przy podjęciu zatrudnienia w nowej firmie, muszą być one okazane przez pracownika nowemu pracodawcy.
RADA Zatrudniając pracownika możesz zażądać od niego przedłożenia oryginalnych świadectw ukończenia szkół oraz świadectw pracy i innych dokumentów potwierdzających okresy jego poprzedniego zatrudnienia. Powinieneś jednak niezwłocznie je skopiować, a oryginały zwrócić pracownikowi, umieszczając jednocześnie w aktach osobowych kopie przedłożonych dokumentów.
Uwaga! Pamiętaj, że dokumenty w aktach osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Nie zapomnij ich także ponumerować i stworzyć pełny wykaz dokumentów znajdujących się w każdej części akt osobowych.
CO CI GROZI? Jeśli nie zwrócisz pracownikowi oryginałów dokumentów, może on ponieść szkodę z tego powodu, np. utracić możliwość dodatkowego zatrudnienia. Jeśli tak się stanie, pracownik będzie mógł żądać od Ciebie naprawienia powstałej szkody.
Jeśli w trakcie kontroli Inspektor Pracy ustali, że w aktach osobowych pracownika znajdują się oryginały dokumentów zamiast wymaganych kopii, wówczas w drodze wystąpienia zobowiąże Cię do zastąpienia ich kopiami i zwrócenia oryginałów pracownikowi. O terminie i sposobie wykonania wniosków objętych takim wystąpieniem, musisz zawiadomić Inspektora Pracy w terminie przez niego określonym, nie dłuższym niż 30 dni.
PODSTAWA PRAWNA • art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy,
• art. 11 pkt 8, art. 36 ust. 2 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2007 r. nr 89, poz. 589 ze zm.),
• art. 95 § 3, art. 96 § 1a ustawy z 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz.U. z 2001 r. nr 106, poz. 1148, ze zm.),
• § 1 ust. 1, § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).
Jeden z pracowników działu produkcyjnego został awansowany na stanowisko brygadzisty. Pracodawca podpisał z nim aneks do umowy o pracę zmieniający stanowisko pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Poza tym pracodawca zaproponował pracownikowi podpisanie dodatkowego dokumentu zawierającego dwie odrębne umowy: o zakazie działalności konkurencyjnej w trakcie trwania oraz po ustaniu zatrudnienia. Pracownik nie miał dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Podpisane przez pracownika umowy o zakazie konkurencji pracodawca umieścił w części B akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Właściciel niewielkiego warsztatu samochodowego zatrudnił dwóch pracowników. Podpisał z nimi umowy o pracę na okres próbny, skierował na badania wstępne do lekarza medycyny pracy oraz zapewnił przeszkolenie w zakresie bhp. Pracodawca nie złożył pracownikom akt osobowych, gdyż stwierdził, że nie ma takiego obowiązku, jeśli zatrudnia tylko dwie osoby. Podpisane umowy o pracę oraz zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku umieścił więc w jednym segregatorze, natomiast zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie bhp wydał pracownikom. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Pracownik został zatrudniony w 2008 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (było to jego kolejne miejsce zatrudnienia, w poprzednim pracował ponad 2 lata). Strony ustaliły wynagrodzenie zasadnicze na poziomie wynagrodzenia minimalnego (tzw. minimalna krajowa), które w 2008 r. wynosiło 1.126 zł, nie przewidując przy tym innych składników wynagrodzenia. 1 stycznia 2009 r. minimalna krajowa wzrosła do 1.276 zł, lecz umowa o pracę nie została zmieniona. W jej treści nadal pozostawała kwota 1.126 zł., a pracodawca wypłacał pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze w niezmienionej wysokości, bez żadnych dodatkowych składników. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Pracownica urodziła dziecko. Po wykorzystaniu przysługującego jej urlopu macierzyńskiego i wypoczynkowego zrezygnowała z urlopu wychowawczego i zdecydowała się na powrót do pracy. Złożyła jednak wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy z całego do 3/4 etatu na okres jednego roku. Pracodawca odrzucił propozycję pracownicy, a wniosek z adnotacją o braku zgody umieścił w części B jej akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
W regulaminie pracy zakładu produkcyjnego, w rozdziale dotyczącym kar porządkowych zawarto zapis, że spóźnienie pracownika do pracy będzie karane nie tylko upomnieniem, lecz również opublikowaniem imienia i nazwiska spóźnionego na firmowej tablicy ogłoszeń, znajdującej się w zakładowej stołówce. Regulamin przewidywał także, iż wymierzenie kary ma się odbywać według zasad określonych w Kodeksie pracy. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co mu grozi w trakcie kontroli PIP?
Pracownik działu produkcyjnego został awansowany na stanowisko brygadzisty. Pracodawca podpisał z nim aneks do umowy o pracę zmieniający stanowisko pracy oraz wysokość pensji. Poza tym pracodawca zaproponował pracownikowi podpisanie dodatkowego dokumentu zawierającego dwie odrębne umowy: o zakazie działalności konkurencyjnej w trakcie trwania oraz po ustaniu zatrudnienia. Pracownik nie miał zaś dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Podpisane przez pracownika umowy o zakazie konkurencji pracodawca umieścił w części B akt osobowych. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co grozi mu w trakcie kontroli PIP?
Pod koniec okresu próbnego pracodawca zaproponował pracownikowi podpisanie kolejnej umowy o pracę – na czas określony. Ostatniego dnia trwania umowy na okres próbny pracownik zwrócił się do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy dokumentującego dotychczasowy okres zatrudnienia. Pracodawca odmówił tłumacząc, że wyda pracownikowi jedno świadectwo obejmujące cały okres zatrudnienia w jego firmie, ale dopiero gdy pracownik przestanie u niego pracować, a nie po rozwiązaniu umowy na okres próbny. Na czym polegał błąd pracodawcy? Co mu grozi w trakcie kontroli PIP?
czytaj więcej
