KROK 1.

Przystąpienie do kontroli

• Okazanie legitymacji. Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy powinien zgłosić swoją obecność – okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do kontroli wydane przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy (lub ich zastępców), z którego będzie wynikał zakres kontroli. W sytuacjach nagłych, gdy kontrolę należy przeprowadzić niezwłocznie, inspektor pracy może przystąpić do czynności kontrolnych jedynie na podstawie legitymacji służbowej. W takich przypadkach w terminie 7 dni od rozpoczęcia kontroli inspektor powinien przedstawić stosowne upoważnienie.
• Kontrola potajemna. Zasadą jest, że przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor PIP zgłasza swoją obecność. Może tego jednak nie zrobić, jeśli uzna, że takie zawiadomienie mogłoby wpłynąć na obiektywny wynik kontroli – np. wtedy gdy chodzi o kwestie bezpieczeństwa dla zdrowia i życia pracowników.

KROK 2.

Kontrola

• Inspektor na początku kontroli przeprowadzanej u przedsiębiorcy wpisuje się do książki kontroli, z której będą wynikały daty ostatnich kontroli przeprowadzanych u pracodawcy oraz to, czy do pracodawcy były skierowane jakieś decyzje lub inne środki prawne. Inspektor zażąda przedłożenia mu odpowiednich dokumentów świadczących o ich realizacji przez pracodawcę.
• Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie inspektorowi pracy warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych – jeśli jest to możliwe, postaraj się: udostępnić inspektorowi oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem i następnie bez zbędnej zwłoki przedstawiać mu żądane dokumenty i materiały oraz udzielać niezbędnych informacji.
• Inspektor informuje związki. Inspektor pracy ma obowiązek współdziałania ze związkami zawodowymi w toku wykonywania czynności kontrolnych. Oznacza to, że powinien:
  • poinformować związek zawodowy o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli,
  • przeanalizować uwagi zgłoszone przez członków związku,
  • udzielić związkowcom porad z zakresu prawa pracy,
  • poinformować związek o wynikach kontroli i podjętych decyzjach.

KROK 3.

Protokół z kontroli

• Podpisanie protokołu. Wszystkie ustalenia w toku kontroli PIP są dokumentowane w protokole z kontroli, który podpisuje inspektor prowadzący kontrolę oraz:
  • pracodawca – w przypadku pracodawców jednoosobowych (działalność gospodarcza zarejestrowana w gminie);
  • osoba upoważniona do reprezentacji spółki wpisana do KRS – w przypadku spółek handlowych;
  • inna upoważniona (np. w regulaminie organizacyjnym spółki) do takich czynności osoba – np. dyrektor personalny;
  • któryś ze wspólników bądź upoważniony przez nich do takich czynności pracownik – w spółkach cywilnych.

KROK 4.

Zastrzeżenia do protokołu z kontroli

• 7 dni na Twoje uwagi do kontroli PIP. Jeśli pracodawca nie zgadza się z niektórymi postanowieniami protokołu, to przed jego podpisaniem może złożyć (na piśmie) umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia takie trzeba zgłosić w terminie 7 dni od przedstawienia protokołu. W takim przypadku inspektor powinien je zanalizować. Jeśli stwierdzi, że są one zasadne, to powinien zmienić lub uzupełnić protokół kontroli. Po zakończeniu kontroli inspektor pracy powinien zostawić pracodawcy kopię protokołu kontrolnego.

KROK 5.

Skutki kontroli

• Wystąpienie z wnioskami do wykonania. Wystąpienie inspektora pracy powinno zawierać określenie wniosków, podstawy prawnej ich wystosowania oraz uzasadnienie faktyczne (na podstawie protokołu z kontroli), a także termin na wykonanie wniosków (np. wniosek o wprowadzenie imiennych kart czasu pracy). Pamiętaj, że na wystąpienie inspektora musisz zawsze odpowiedzieć w terminie wskazanym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni.
• Wydanie nakazu płatniczego – czyli wypłacenia pracownikom ich należności.
• Pisemne upomnienie o wykonanie nakazu płatniczego – w przypadku niewykonania nakazu płatniczego; wiązać się z tym będzie również obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia w kwocie 8,80 zł.
• Grzywna w celu przymuszenia – jeżeli mimo upomnienia nie wykonasz nakazu, inspektor pracy sporządza tytuł wykonawczy oraz nakłada grzywnę w wysokości:
  • do 10.000 zł – dla osoby fizycznej,
  • do 50.000 zł – dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
  Grzywny mogą być nakładane kilkakrotnie w tej samej lub wyższej wysokości, z tym że łączna kwota nałożonych grzywien nie może przekroczyć:
  • 50.000 zł – w przypadku osoby fizycznej,
  • 200.000 zł – dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
• Przekazanie tytułu wykonawczego do urzędu skarbowego, który przystąpi do egzekucji świadczeń – gdy mimo nałożonych grzywien ciągle będziesz uchylać się od wykonania nakazu.
• Nałożenie grzywny w drodze mandatu w wysokości do 2.000 zł, a w przypadku recydywy – 5.000 zł. Przed nałożeniem mandatu inspektor pracy ma obowiązek:
  • pouczyć Cię o możliwości odmowy jego przyjęcia,
  • określić wysokość grzywny,
  • określić zarzucane wykroczenie,
  • pouczyć o terminie i miejscu uiszczenia mandatu.
Inspektor pracy z zasady nie wystawia mandatów gotówkowych, a jedynie mandaty kredytowane. Przewidzianą w nich grzywnę należy uiścić we właściwym miejscowo urzędzie wojewódzkim w terminie 7 dni.
• Wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego. Odmowa przyjęcia mandatu skutkuje skierowaniem przez inspektora pracy wniosku o ukaranie do sądu grodzkiego. Wniosek taki stosowany jest również, w przypadku gdy przemawia za tym liczba lub skala stwierdzonych w trakcie kontroli naruszeń prawa. Sądy grodzkie mogą orzekać kary grzywny w wysokości do 30.000 zł.
• Pozew do sądu – powództwo o ustalenie, że między stronami istnieje stosunek pracy.
• Wstąpienie do postępowania sądowego – gdy pozew został już wcześniej wniesiony do sądu (np. przez pracownika), inspektor może także wstąpić do toczącego się postępowania.
• Powiadomienie ZUS. PIP jest zobowiązana do niezwłocznego informowania ZUS o stwierdzonych w czasie kontroli nieprawidłowościach w zakresie wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz przypadkach nieopłacania lub zaniżania składki na ubezpieczenie społeczne.
• Powiadomienie policji lub prokuratury. W przypadku podejrzenia o popełnienie przez pracodawcę przestępstwa inspektor pracy, jak każdy urzędnik, ma obowiązek zawiadomić o tym organy ścigania – policję lub prokuraturę. Obowiązek ten musi wypełnić w przypadku każdego stwierdzonego przestępstwa, a w szczególności przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, czyli:
  • uporczywego lub złośliwego naruszenia praw pracowniczych (art. 218 § 1 kk),
  • odmowy przyjęcia do pracy pracownika przywróconego do niej wyrokiem sądu (art. 218 § 2 kk),
  • niewykonania wyroku sądu pracy w zakresie wypłaty wynagrodzenia za pracę lub innych świadczeń ze stosunku pracy (art. 218 § 3 kk),
  • narażenia pracownika na niebezpieczeństwo (art. 220 § 1 i 2 kk),
  • niezawiadomienia o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej (art. 221 kk),
  • utrudniania lub udaremniania działalności inspekcji pracy (art. 225 § 2 kk).