BŁĄD
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, niezależnie od liczy zatrudnionych. Akta osobowe powinny być założone i prowadzone odrębnie dla każdego pracownika i oprócz kopii i odpisów dokumentów złożonych przez kandydata do pracy powinny zawierać także dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika a także dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. 
Zamiast gromadzić poszczególne dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników w jednym segregatorze powinieneś założyć dla każdego z pracowników odrębną teczkę akt osobowych, podpisać ją imieniem i nazwiskiem pracownika oraz umieścić w niej wszystkie wskazane dokumenty. Na rynku dostępne są specjalne teczki akt osobowych, jednakże z powodzeniem możesz przechowywać dokumenty pracowników w zwykłych wiązanych tekturowych teczkach. Najważniejsze abyś prowadził akta z podziałem na trzy części: A, B i C.

RADA
Teczki zawierające akta osobowe poszczególnych pracowników warto jest starannie opisać umieszczając na wierzchu nie tylko imię i nazwisko pracownika, ale także zajmowane przez niego stanowisko pracy oraz początkową datę zatrudnienia. Tak przygotowane teczki ułóż alfabetycznie, wówczas w razie potrzeby (np. kontroli inspektora PIP) bez trudu odnajdziesz właściwe akta. Możesz jednak ułożyć teczki pracowników także według innego schematu, np. alfabetycznie, ale odrębnie dla poszczególnych oddziałów czy działów w firmie.

Wskazówka! Dokumenty przechowywane w aktach osobowych powinny być podzielone na trzy części:
A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie,
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
W każdej części akt osobowych dokumenty powinny zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Pamiętaj również, że każda część akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

CO CI GROZI?
Jeśli nie założysz i nie będziesz prowadził osobnych teczek akt osobowych dla poszczególnych pracowników popełnisz wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Sporządzenie jednego segregatora zawierającego niekompletne dokumenty dotyczące wszystkich pracowników nie spełnia wymagań określonych w przepisach prawa pracy. Tak przygotowana dokumentacja nie zostanie uznana przez inspektora PIP w razie kontroli za akta pracownicze. Za brak teczek akt osobowych dla poszczególnych pracowników inspektor PIP ukarze Cię mandatem karnym w wysokości do 2.000 zł. Jeżeli odmówisz przyjęcia mandatu lub inspektor uzna, że taka kara nie jest wystarczająca skieruje przeciwko Tobie wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego. Sąd zaś może nałożyć na Ciebie grzywnę do 30.000 zł.
Ponadto inspektor pracy zobowiąże Cię, w drodze wystąpienia, do założenia i prowadzenia odrębnych akt osobowych dla poszczególnych pracowników i wyznaczy Ci termin na realizację wniosków objętych takim wystąpieniem. O sposobie wykonania wniosków zawartych w wystąpieniu musisz zawiadomić inspektora pracy w terminie przez niego określonym, nie dłuższym niż 30 dni.

PODSTAWA PRAWNA:
• art. 94 pkt 9a, art. 281 pkt 6 Kodeks pracy,
• art. 11 pkt 8, art. 36 ust. 2 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2007 r. nr 89, poz. 589),
• § 1 ust. 1, § 6 ust. 1, ust. 2 pkt 1 – 3, ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).