Aby policzyć wartość odpisu w przeliczeniu na 1 osobę, trzeba pomnożyć wskaźnik pgłaszany co roku przez prezesa GUS (2666,77  zł w 2009 r.) przez wartość procentową właściwą dla poszczególnych grup pracowników. 
W 2009 roku wartość odpisu wyniesie:
- Na każdego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach: 1000,04 zł (2666,77 zł. x 37,5%)
- Na każdego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach*: 1333,39 zł (2666,77 zł. x 50%)
- Na każdego młodocianego pracownika w I roku nauki: 133,34 zł (2666,77 zł. x 5%)
- Na każdego młodocianego pracownika w II roku nauki: 160,01 zł (2666,77 zł. x 6%)
- Na każdego młodocianego pracownika w III roku nauki: 186,67 zł (2666,77 zł. x 7%)
Poza tym możesz dobrowolnie zwiększyć odpis o 166,67 zł (2666,77 zł. x 6,25%):
- na każdego niepełnosprawnego pracownika w stopniu znacznym lub umiarkowanym:
- na każdego emeryta i rencistę – byłego pracownika zakładu.
75% środków przekazuje się na fundusz ZFŚS do końca maja, natomiast pozostałe 25% - do końca września danego roku.

Przykład dokonania odpisu n ZFŚS w roku 2009
W kwietniu 2009 r. pracodawca zaplanował, że w całym 2009 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać 27 pracowników (21,5 etatu), w tym:
» 10 pełnoetatowców w normalnych warunkach pracy,
» 10 pełnoetatowców - w uciążliwych warunkach pracy,
» 3 pracowników na ½ etatu - o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
» 4 pracowników młodocianych w drugim roku nauki, których nie przelicza się na pełne etaty.
Oprócz tego, pracodawca dokonał zwiększenia odpisu na fundusz za 14 emerytów – byłych pracowników.

W związku z tym pracodawca obliczył odpis w sposób następujący:
» zatrudnieni w normalnych warunkach: 10 pracowników x 1000,04 zł (37,5% z 2.666,77 zł) = 10.000,40 zł,
» zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych: 10 pracowników x 1.333,39 zł (50% z 2.666,77  zł) = 13.333,90 zł,
» osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: (1,5 etatu x 1000,04 zł + 3 pracowników x 166,67 zł) = 1.500,06 zł + 500,01 zł = 2.000,07 zł (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25%),
» młodociani: (4 pracowników x 160,01 zł) = 640,04 zł,
» byli pracownicy będący emerytami: 14 osób x 166,67 zł = 2.333,38 zł.
Zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za 2009 r. po zsumowaniu powyższych wyliczeń wyniesie 28.307,79 zł.
Co najmniej 75% (21.230,84 zł) tej kwoty pracodawca powinien przekazać na konto ZFŚS do 31 maja 2009 r., a pozostałe 25% (7.076,95 zł) - do30 września 2009 r.
Na koniec 2009 roku pracodawca musi jeszcze dokonać korekty odpisu – gdyby okazało się, że średnioroczna liczba pracowników okazała się ostatecznie wyższa lub niższa niż ta, którą zaplanował w kwietniu. Wówczas powinien odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć środki funduszu.

Uwaga! W sierpniu weszły w życie zmiany dotyczące opodatkowania świadczeń z ZFŚS. Przeczytasz o tym we wrześniowym numerze miesięcznika "Aktualności kadrowe". Możesz zamówić 1. numer do bezpłatnego testu. Wejdź na www.aktualnoscikadrowe.pl

Podstawa prawna:
• art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o ZFŚS (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. (M.P. z 2009 r., nr 11, poz. 138).