Nieformalna czy formalna ocena pracownicza?

W wielu małych firmach nadal najczęstszą formą rozliczania pracowników z ich osiągnięć jest nieformalna rozmowa z przełożonym. Zaletą tego typu rozwiązania jest fakt, że sprzyja ono budowaniu partnerskich relacji przełożonych z pracownikami i jest przeprowadzana w terminie, gdy istnieje faktyczna potrzeba podsumowania, np. zaraz po zakończeniu realizacji wyznaczonego celu czy zadania. Chęć przeprowadzenia rozmowy oceniającej z pracownikiem leży jednak w tym wypadku jedynie po stronie przełożonego. Powinniśmy pamiętać, że wśród menedżerów nie każdy jest zwolennikiem ocen okresowych – dlatego pozostawienie tej kwestii jedynie w gestii przełożonych wiąże się z ryzykiem, że ocena nie będzie przeprowadzana regularnie bądź w ogóle nie będzie miała miejsca. Ponadto w takiej sytuacji każdy oceniający stosuje swoje własne kryteria oceny, co może budować poczucie niesprawiedliwości i nierównego traktowania wśród pracowników.

Z tego względu ważne jest nadanie procesowi oceny pracowniczej odpowiedniego statusu i znaczenia w organizacji. Jedynie ustrukturyzowany, zaplanowany i jasno zakomunikowany proces zapewni systematyczność oceny, a w dłuższym okresie umożliwi efektywne zarządzanie potencjałem pracowników oraz planowanie zatrudnienia zgodnie z bieżącymi i przyszłymi potrzebami organizacji.

Cechy sprawnie funkcjonującego Systemu Ocen Okresowych Pracowników

Kluczową kwestią, jaką należy rozstrzygnąć tworząc System Ocen Okresowych Pracowników, jest przedmiot i cel oceny – czy powinna ona być bardziej skoncentrowana na ocenie wyników, czy też na zachowaniach pracownika w środowisku pracy, jego umiejętnościach i postawach? Czy powinna spełniać przede wszystkim cel motywacyjny poprzez powiązanie z systemem wynagradzania, czy też jej głównym celem powinien być rozwój pracowników? Optymalnym rozwiązaniem jest zastosowanie kompleksowego rozwiązania, które łączy w sobie:

• ocenę poziomu realizacji celów biznesowych (twarde wskaźniki),

• ocenę kompetencji pracownika, czyli jego umiejętności i postaw,

• planowanie dalszego rozwoju pracownika zgodnie z jego potencjałem rozwojowym, osobistymi aspiracjami oraz potrzebami organizacji.

Sprawny System Ocen Okresowych Pracowników powinien opierać się o sprawiedliwe, jasno zakomunikowane kryteria oceny, zarówno w zakresie poziomu realizacji celów, jak i kompetencji. Ważne jest, aby wskaźniki oceny były ściśle dostosowane do specyfiki funkcjonowania firmy oraz pracy w jej poszczególnych obszarach lub na poszczególnych stanowiskach. Z tego względu na popularności zyskują modele kompetencyjne, do których wypracowywania zapraszani są przedstawiciele różnych obszarów organizacji – wspólne wypracowywanie wskaźników oceny umożliwia bowiem ich właściwe zróżnicowanie w ramach organizacji, a jednocześnie buduje akceptację dla systemu ocen pracowniczych wśród pracowników.

Zastosowanie wspólnego języka w zakresie kryteriów oceny pracowników pozwala ponadto na prowadzenie analiz porównawczych, które mogą być wykorzystywane m.in. do:
• planowania konkretnych planów rozwojowych skierowanych do poszczególnych grup pracowników
o zróżnicowanych potrzebach,
• planowania alokacji pracowników w ramach organizacji zgodnie z jej bieżącymi potrzebami,
• podejmowania decyzji o zatrudnieniu nowych pracowników o określonych kompetencjach, których brakuje w organizacji.

Kiedy ocena przynosi korzyści?

Należy pamiętać, że System Ocen Pracowniczych przynosi korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla firmy w sytuacji, gdy jest ściśle powiązany z innymi narzędziami zarządzania. Wyniki oceny mogą więc posłużyć do wyłonienia talentów, czyli pracowników o bardzo dużym potencjale rozwojowym, jak również do rozpoznania potencjalnych sukcesorów na kluczowe stanowiska w firmie. Powinny być one również podstawą do awansów stanowiskowych oraz finansowych.

Ważne!
Kluczowym czynnikiem sukcesu każdego systemu ocen pracowniczych jest zapewnienie, aby każdorazowo wypływały z niego konkretne konsekwencje, zarówno w przypadku pozytywnego, jak i negatywnego wyniku oceny. Warto więc połączyć wyniki oceny z rocznymi podwyżkami i awansami, a jednocześnie zapewnić, że ustalenia w zakresie rozwoju pracownika będą realizowane. Pamiętaj, że ocenianie dla samego oceniania nigdy nie przyniesie oczekiwanych efektów – co najwyżej zniechęci pracowników do całego przedsięwzięcia. W związku z tym nie chowaj wypełnionych arkuszy ocen do szuflady, ale dokładnie je przeanalizuj i podejmij odpowiednie działania w zakresie motywowania i rozwoju pracowników.

Jak przygotować firmę do sprawnego przeprowadzenia oceny pracowniczej?

Nadchodzi okres rocznych podsumowań i ocen pracowniczych, który może wyzwalać niepokój zarówno wśród oceniających, jak i ocenianych. Ważne jest, aby w tym okresie pracownicy otrzymali odpowiednie wsparcie ze strony Działów HR odpowiedzialnych za ten proces. Planując przeprowadzenie ocen rocznych w organizacji pamiętaj więc o kilku ważnych kwestiach:

 dokonaj przeglądu i w razie potrzeby zaktualizuj stosowane narzędzia oceniania, m.in. formularze oceny, zasady i instrukcje przeprowadzania oceny w organizacji,

 starannie zaplanuj akcję komunikacyjną skierowaną zarówno do pracowników, jak i oceniających menedżerów dostosowując środki przekazu do poszczególnych grup odbiorców – kluczowe jest bowiem, aby wszyscy uczestnicy procesu w pełni znali i rozumieli kryteria oceny, zasady przeprowadzania ocen pracowniczych oraz wynikające z niej konsekwencje; pamiętaj o formie graficznej materiałów komunikacyjnych – opatrzenie ich specjalnym logo lub rozwieszenie w firmie plakatów informujących
o potencjalnych korzyściach wynikających z ocen pracowniczych może pozytywnie wpłynąć na atmosferę przeprowadzania rocznych podsumowań,

 zaplanuj harmonogram procesu oceny zapewniając odpowiedni czas na przygotowanie się menedżerów i pracowników do rozmów oceniających oraz przeprowadzenie ich w odpowiednich do tego warunkach oraz atmosferze,

 wesprzyj pracowników firmy w przygotowaniu się do procesu oceny – zapewnij pracownikom odpowiednie instrukcje wspierające ich w dokonaniu samooceny, a dla menedżerów przygotuj podręcznik dobrych praktyk oceniania i udzielania informacji zwrotnych, a w razie potrzeby zorganizuj szkolenie w tym zakresie,

 zapewnij menedżerom i pracownikom możliwość uzyskania odpowiedzi na wszelkie pytania związane z przeprowadzanym procesem – w tym celu warto uruchomić specjalny nr telefonu lub adres mailowy, na który będą mogli zgłaszać wszystkie swoje wątpliwości.

Pamiętaj, że System Ocen Pracowniczych powinien być stale doskonalony i modyfikowany zgodne ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Po zakończonym okresie oceniania warto więc przeprowadzić krótką ankietę wśród pracowników i zebrać opinie na temat funkcjonującego Systemu Ocen Okresowych Pracowników – pozwoli to na wprowadzenie odpowiednich modyfikacji i jeszcze lepsze przygotowanie organizacji do procesu oceny w kolejnym okresie.

Anna JAROSŁAWSKA
Konsultant
Zespół Zarządzania Talentami
 HRM partners S.A.
Towers Perrin Alliance Partner